実際に取り組んだ仕組みを、ここに順番に載せていきます。
お店の名前や、特定できる情報は伏せています。数字は、実際に記録が残っているものだけを書きます。
事例01｜飲食の会社3社の請求書を、毎朝自動で集め、月末にAIが読む（8月時点）
困っていたこと
請求書の届き方が、メール・取引先のサイト・LINE・郵送の紙と、ばらばらでした。
つくったもの
- 毎朝8時半、プログラムがメールの添付と、メール本文のリンク先から請求書を取ってくる（ログインが要るサイトは月1回）
- 月末に、集まった請求書をAIがまとめて読み、会社ごと・月ごとのフォルダに分ける
- 前の月・前々月と見比べて、二重払いを見張る
数字（実測）
- 7月17日に作りはじめ、試運転で31枚すべてから金額を取り出せた（正しさは見本3枚で照合）
- 8月18日から毎朝の自動取得が動いていて、記録は71日分（うち1日はログイン切れで止まった）
- 8月19日の時点でフォルダにあった請求書50本のうち、24本はメールの添付から自動で保存されていた
- 支払い方法の登録が違っていて、引き落としと振込で二重に払うところだった請求書を、払う前に1件見つけた（登録内容を1件ずつ確かめていた時）
まだ人がやっていること
- LINEで届く請求書は手で保存し、郵送の紙は人がスキャンしている
- 「先月と金額が違う理由」と「支払期日」は人が判断する。支払い方法を決めるのも人
- 金額が確定する前に取ると少なく出るので、月末にもう一度取り直す決まりにした
- 二重で払ったことが1回ある。取引先からの連絡で気づき、そのあと前の月と見比べる見張りを足した
分かったこと
集めるところは、届き方によってはAIと仕組みに任せられる。
決めるところは、人に残す。
その線を引いてから、請求書まわりにかける時間は、体感で圧倒的に減った（時間は測っていない）。
この仕組みについて聞きたいことがあれば、お問い合わせから送ってください。こちらから営業の連絡はしません。